Transaktions-Screening

Was die operative Umsetzung betrifft, so ist das Transaktionsscreening das wichtigste Element eines internen Compliance-Programms (ICP). Dieses Element umfasst die unternehmensinternen Maßnahmen, mit denen sichergestellt werden soll, dass keine Transaktion ohne die erforderliche Genehmigung oder unter Verstoß gegen eine einschlägige Handelsbeschränkung oder ein Verbot durchgeführt wird.

Beim Transaktionsscreening werden relevante Informationen über die Klassifizierung von Artikeln, die Risikobewertung von Transaktionen, die Festlegung und Beantragung von Lizenzen und die Kontrollen nach der Lizenzvergabe gesammelt und analysiert. Die Maßnahmen zum Transaktionsscreening ermöglichen es dem Unternehmen auch, einen bestimmten Sorgfaltsstandard für den Umgang mit verdächtigen Anfragen oder Aufträgen zu entwickeln und einzuhalten.

Um dieses zentrale Kapitel des ICP Ihres Unternehmens vorzubereiten, sollten Sie es überprüfen und entsprechend dokumentieren:

• Wie handhaben Sie die Klassifizierung von Gütern, Software und Technologie in Bezug auf Ausfuhrkontrolllisten?
• Wie überprüft Ihr Unternehmen handelsbezogene Embargos, Sanktionen oder sensible Ziele und Einrichtungen?
• Wie integrieren Sie die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden in Ihr Tagesgeschäft?
• Ob und wie überprüfen Sie den angegebenen Endverwendungszweck und die beteiligten Parteien?
• Wie bewerten Sie das Abzweigungsrisiko, d.h. den möglichen Missbrauch Ihrer Güter mit doppeltem Verwendungszweck, z.B. im Zusammenhang mit der Verbreitung von konventionellen militärischen Waffen oder Massenvernichtungswaffen?
• Die Art und Weise, wie Sie Catch-All-Kontrollen für nicht gelistete Güter mit doppeltem Verwendungszweck verwalten.
• Wie wurden alle relevanten Mitarbeiter auf mögliche Warnsignale in Bezug auf verdächtige Kundenanfragen aufmerksam gemacht und überprüft?
• Das von Ihnen eingerichtete Verfahren zur Ermittlung der Lizenzanforderungen und gegebenenfalls zur Beantragung von Lizenzen, einschließlich Vermittlungstätigkeit, technischer Unterstützung und Transitaktivitäten.
• Wie werden die Kontrollen nach der Erteilung der Genehmigung, einschließlich der Kontrolle der Verbringung und der Einhaltung der Genehmigungsbedingungen, durchgeführt und aufbewahrt?
• Das interne Verfahren, das Sie für die sichere und zugängliche Aufbewahrung von Exportkontrollunterlagen und -dokumenten eingerichtet haben.

All diese Punkte müssen in Ihren ICP integriert werden, um den Genehmigungsbehörden nachzuweisen, dass Sie Ihre Exportkontrollrisiken richtig eingeschätzt haben und über geeignete interne Verfahren zur Bewältigung dieser Risiken verfügen.

Produktklassifizierung

Als exportierendes Unternehmen müssen Sie Ihre Produkte kennen und sie anhand der geltenden Handelsvorschriften und Kontrolllisten prüfen, angefangen bei der Bestimmung des KN-Codes, den Ihre Produkte erhalten.

Was sollte Ihr ICP-Handbuch in Bezug auf die Produktklassifizierung enthalten?

Bevor Sie beginnen, betrachten Sie bitte die aktuelle Klassifizierung Ihres Produktportfolios, die bereits erstellt und in das Kapitel Risikobewertung Ihres ICP integriert wurde. Im Kapitel Transaction Screening müssen Sie die internen Verfahren Ihres Unternehmens darstellen, um eine ordnungsgemäße Klassifizierung bestehender und neuer Produkte zu gewährleisten.

Zunächst sollten Sie den Genehmigungsbehörden mitteilen, wer die Ingenieure sind, die Ihre Produkte regelmäßig klassifizieren, und wer für die rechtliche Bewertung und Validierung der Klassifizierung zuständig ist.

Zweitens: Geben Sie das von Ihnen verwendete Klassifizierungsblatt für Güter an und zeigen Sie es vor. In einem solchen Klassifizierungsblatt ist zu dokumentieren, warum das betreffende Gut in eine bestimmte Kategorie einer Kontrollliste fällt, wobei die spezifischen Parameter und Unterabsätze der KN-, Dual-Use- oder Militärlisten anzugeben sind. Ferner ist darin zu vermerken, ob die Ware in den Sanktionsvorschriften gegen ein bestimmtes Land aufgeführt ist und ob für die Ausfuhr, Durchfuhr, Einfuhr, technische Hilfe, Vermittlung oder den Technologietransfer einer solchen Ware eine Genehmigung erforderlich ist. Die luxemburgischen Behörden haben beispielsweise in ihren Leitlinien für 2020 ein Musterblatt herausgegeben und zur Verfügung gestellt, das für die verschiedenen Klassifizierungsschritte verwendet werden kann.

Der Klassifizierungsbogen sollte genügend Raum für eine begründete und strukturierte Bewertung lassen. Wenn beispielsweise die Verwendung der Korrelationstabelle zu einem oder mehreren potenziellen Dual-Use-Codes geführt hat, nehmen Sie einen Code nach dem anderen und bewerten Sie, ob die Beschreibung dieses Codes (einschließlich technischer Anmerkungen und Definitionen, die in verschiedenen Teilen der Kontrollliste erscheinen können) mit den technischen Spezifikationen Ihres Produkts übereinstimmt.

Um die Überprüfung durch die Behörden zu erleichtern (die ein solches Produktklassifizierungsblatt als Begründung für Lizenzanträge heranziehen können), beginnen Sie die Bewertung mit der Wiederholung des Wortlauts des Codes, gefolgt von einer vollständigen und ordnungsgemäß begründeten (einschließlich technischer Daten) Argumentation, warum der Code auf Ihr Produkt zutrifft (oder nicht), und einer Schlussfolgerung.

Dritter Punkt: Bestätigen und erklären Sie den Behörden, wie Ihr Einreihungsverfahren aussieht. Erwähnen Sie, dass Ihre Einstufung mit der korrekten KN-Nummer beginnt (und erklären Sie auch Ihren internen Mitarbeitern, worum es dabei geht). Geben Sie die Produktkategorien an, die Sie überprüfen. Sprechen Sie über Listen von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck und Militärgütern.

Denken Sie daran: Die Bewertung des Transaktionsrisikos beginnt immer mit einer ordnungsgemäßen Produktklassifizierung. Solange noch nicht alle Ihre Produkte in den Ausfuhrkontrolllisten ordnungsgemäß klassifiziert sind, wird es schwierig, um nicht zu sagen unmöglich sein, hinsichtlich der an ein bestimmtes Produkt geknüpften Anforderungen sicher zu sein. Und selbst wenn ein Produkt nicht in einer Kontrollliste aufgeführt ist, kann es unter Umständen Auffangbestimmungen unterliegen.

Es ist keine gute Idee, mit der Formulierung des ICP zu beginnen, ohne eine vollständige Produktklassifizierung vorgenommen zu haben. Da diese Einstufung einer der Risikofaktoren ist, die Sie im Kapitel Risikobewertung bewerten müssen, muss die Risikobewertung mit der Einstufung vollständig sein. Alle Maßnahmen, die Sie im ICP umsetzen und erläutern müssen, können angemessen und vollständig sein, wenn diese Einstufung und Risikobewertung ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Screening-Verfahren

In diesem Abschnitt von Kapitel 6 sollten Sie zunächst die Screening-Verfahren erläutern und nachweisen, die Sie im Hinblick auf die Exportkontrollanforderungen während des Bestell- und Versandprozesses eingeführt haben und anwenden.

Der Arbeitsablauf sollte in einem Diagramm dargestellt und im Text erläutert werden. Ein auf die Einhaltung der Vorschriften ausgerichteter Arbeitsablauf umfasst Folgendes:

Kunden-Screening

In Ihrem ICP-Handbuch sollte erläutert werden, wie Sie (1) überprüfen, ob es sich bei Ihrem Kunden nicht um eine sanktionierte Einrichtung handelt, (2) ob das KYC-Profil des Kunden aktuell ist und (3) ob die erforderliche Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde und ob ein aktueller (weniger als drei Jahre alter) vollständiger Sorgfaltsprüfungsbericht im System verfügbar ist.

Produkt-Screening

In Ihrem ICP sollte dargelegt werden, wie Sie sicherstellen, dass die Einstufung Ihrer Produkte im Rahmen der Ausfuhrkontrolle in Ihrem Bestell- und Versandprozess berücksichtigt wird. Teilen Sie dem Leser mit, wie und wann Sie überprüfen, ob die zu versendende Ware bereits klassifiziert wurde.

Wenn für das betreffende Produkt ein Klassifizierungsblatt existiert, müssen Sie überprüfen, ob die Klassifizierung korrekt ist und ob sie noch aktuell ist. Im Zweifelsfall muss eine Informationsanfrage beim Lieferanten gestellt werden. Die Produktingenieure und das Exportkontrollteam werden um Unterstützung gebeten.

Sie sollten auch angeben, wie Sie intern vorgehen, wenn es für das betreffende Produkt kein Klassifizierungsblatt gibt, d. h. wer die Produktklassifizierung verwaltet und dokumentiert und wie.

Erläutern Sie auch, wie Sie sicherstellen, dass die Überprüfung der Lizenzanforderungen befolgt wird, wenn eine der Produktüberprüfungen eine Auflistung in den Listen für Güter mit doppeltem Verwendungszweck, Militärgüter oder Foltergüter ergibt.

Endverwendungs-Screening

Im internen Compliance-Programm ist zu beschreiben, wie Sie sicherstellen, dass für jede Transaktion ein Endverbleibs-Screening durchgeführt wurde und noch gültig ist.

Geben Sie auch an, wie Sie garantieren, dass die Genehmigungsbehörden benachrichtigt oder um eine Genehmigung ersucht werden, wenn bei der Überprüfung der Endverwendung eine atomare, chemische, biologische oder militärische Verwendung festgestellt wird.

Transaktionsprüfung

Ihr ICP sollte zeigen, wie Sie sicherstellen, dass ein Transaktionsscreening durchgeführt wurde und noch gültig ist.

Das Transaktionsscreening umfasst eine "Red-Flag"-Überprüfung. Wird eine rote Flagge entdeckt, wird der Vorgang gestoppt. Angenommen, bei der Überprüfung wird keine solche rote Flagge entdeckt. In diesem Fall wird ein Sanktionsscreening durchgeführt, um festzustellen, ob der Vorgang verboten ist oder Einschränkungen unterliegt, oder um zu bestätigen, dass der Vorgang nicht eingeschränkt ist.

Im Arbeitsablauf sollte Ihr ICP auch angeben, wer für jede Flussphase verantwortlich ist und an welchen Punkten ein Verstoß gegen die Ausfuhrbestimmungen auftreten könnte. Der Arbeitsablauf muss an diesen Schwachstellen verschiedene Prüfungen in den Prozess integrieren.

Ein Wort zur Häufigkeit von Exportkontrollen. Eine Überprüfung der sanktionierten Personen und Einrichtungen durch das Verkaufspersonal in der Anfangsphase eines Geschäfts könnte beispielsweise die Zeit und die Kosten minimieren, die ein Unternehmen aufwenden muss, um einen Auftrag zu erhalten, den es nicht ausführen kann. Dieselbe Prüfung am Ende des Prozesses, unmittelbar vor dem Versand, kann alle für das Geschäft relevanten Änderungen in letzter Minute aufdecken.

Informieren Sie den Leser über Präventivkontrollen, die Sie einführen, um Schwachstellen vor der Auftragserfassung zu minimieren, über prozessbegleitende Kontrollen, die eine Transaktion anhalten und eine zweite Überprüfung erforderlich machen, und über nachträgliche Kontrollen, die Sie auf Systemausfälle aufmerksam machen würden.

Endverwendungs-Screening

Das Ziel des Endverwendungsscreenings ist es,:

• Vergewissern Sie sich, dass die auszuführenden Güter nicht für andere als die angegebenen Zwecke verwendet werden.
• Sicherstellen, dass alle nicht gelisteten Güter mit doppeltem Verwendungszweck, die für einen Bestimmungsort bestimmt sind, der einem verbindlichen Embargo unterliegt, nicht für eine "militärische Endverwendung" bestimmt sind.

Um die entsprechende Genehmigung zu ermitteln, muss die ICP ein System zur Identifizierung und Unterbindung von Ausfuhr-, Wiederausfuhr- und ausgewählten Inlandsverbringungsvorgängen mit bestimmten Endverwendungen und Aktivitäten einrichten. Eine gute Praxis für die Einhaltung der Vorschriften ist die folgende:

• Überprüfen Sie für jeden Auftrag die vorgesehene Endverwendung des exportierten Artikels.
• Diese Informationen werden in erster Linie durch Kontakte mit dem Kunden und durch die Konsultation offener, d. h. öffentlich zugänglicher Quellen über den betreffenden Endnutzer gewonnen.
• Holen Sie mehrere Garantien ein, z. B. eine vom Kunden erstellte und unterzeichnete Endbenutzerbescheinigung in einer frühen Phase des Verkaufsprozesses.
• Stellen Sie sicher, dass die Endverbleibserklärung den beabsichtigten Endverbleib angibt und eine Verpflichtung des Empfängers der Güter enthält, diese nicht für Proliferationszwecke oder die Herstellung von Massenvernichtungswaffen zu verwenden.
• Vergewissern Sie sich, dass in diesem Dokument auch angegeben ist, ob es sich um eine verteidigungsrelevante Endverwendung handelt, und dass der genaue Standort der Artikel und die bestellten Mengen angegeben sind.

Ihr ICP sollte Ihnen genügend Ressourcen zur Verfügung stellen, um Ihren Kunden, Empfänger und/oder Endverbraucher zu überprüfen, die Endverwendungsbescheinigung zu kontrollieren, zu prüfen, ob die angegebene Endverwendung logisch ist und mit den zuvor gespeicherten Kundeninformationen übereinstimmt und mit den Geschäftsaktivitäten des Endverbrauchers übereinstimmt, und auf die Art und Menge der bestellten Produkte im Vergleich zu früheren Bestellungen zu achten.

Screening des Abzweigungsrisikos

Das Risiko der illegalen Abzweigung ist eines der wichtigsten Exportkontrollprobleme, mit denen Exportunternehmen heute konfrontiert sind. Eine illegale Umleitung liegt vor, wenn Ihr Unternehmen ein Produkt an einen ausländischen Kunden außerhalb der EU verkauft und dieser Kunde das Produkt ohne Ihr Wissen in einem verbotenen Land (wie Iran oder Syrien) an eine verbotene Partei oder für eine verbotene Endverwendung weiterverkauft. Die illegale Abzweigung kann für Exporteure zu erheblichen Problemen führen, die von Rufschädigung (Nachrichten über Ihr Produkt, das auf iranischen Märkten auftaucht) bis hin zu Durchsetzungsmaßnahmen reichen.

Das interne Compliance-Programm sollte darauf abzielen, die potenzielle Haftung aufgrund illegaler Abzweigungen zu verringern.

Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die Sie in Ihren ICP aufnehmen sollten, um das Bewusstsein für illegale Abzweigungen und konkrete Maßnahmen zu deren Bekämpfung zu schärfen (je nach Unternehmen, Produkt und Land werden oft weitere Schritte hinzugefügt): 

• Verlangen Sie vom Käufer, dass er eine vollständige und ordnungsgemäß unterzeichnete Endverbleibserklärung im Ausfuhrvertrag oder in einem separaten Dokument als Teil der Geschäftsunterlagen vorlegt.
• Führen Sie eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung des Käufers und aller anderen an der Transaktion beteiligten Parteien durch.
• Führen Sie eine Dokumentation über die Sorgfaltsprüfung, die Sie durchgeführt haben, um Ihre ausländischen Kunden genau zu "kennen", indem Sie detaillierte Informationen über die Bona-fides (Berechtigungsnachweise) ihrer Kunden einholen, um das Risiko einer Abzweigung zu messen, insbesondere wenn es sich bei dem Kunden um einen Makler, ein Handelsunternehmen oder ein Vertriebszentrum handelt, und so Ihre gutgläubigen Bemühungen um die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zu belegen.
• Nehmen Sie nur Spediteure und andere Vermittler in Anspruch, die über solide Verfahren zur Einhaltung der Ausfuhrbestimmungen verfügen.
• Vermeiden Sie "geroutete" Transaktionen, es sei denn, Sie haben eine langjährige und vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Käufer.
• Führen Sie eine Überprüfung durch auf: (a) verbotene Parteien (für alle an der Transaktion beteiligten Parteien); (b) verbotene Bestimmungsländer; und (c) verbotene Endverwendungen.
• Übermittlung von Exportkontrollklassifizierungen und Bestimmungsinformationen an Endnutzer, Empfänger, Spediteure und andere an der Transaktion beteiligte Parteien.
• Nutzen Sie die Informationstechnologie, um Ihre Due-Diligence-Prüfung zu verbessern.
• Durchführung von Schulungen für ausländische Vertriebshändler, Wiederverkäufer und andere Zwischenhändler über die rechtlichen Risiken einer unerlaubten Umleitung.
• Nehmen Sie in Ihren Vertrag mit dem ausländischen Käufer eine Klausel auf, die (a) vorsieht, dass der Kunde das Produkt nicht ohne die Zustimmung des Exporteurs aus dem Land des Käufers reexportieren wird, und (b) vorsieht, dass der Käufer den Exporteur von der Haftung (einschließlich der Kosten für Rechtsstreitigkeiten) freistellt, die sich aus der unerlaubten Umleitung ergibt.
• Achten Sie besonders auf rote Fahnen und kommunizieren Sie diese intern sowie die Maßnahmen, die Sie zur Behebung dieser Probleme ergriffen haben.

Bestimmung der Lizenz

Alle Bemühungen, ein perfektes internes Compliance-Programm zu entwerfen und vorzulegen, sind sinnlos, wenn Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, Tag für Tag festzustellen, ob eine behördliche Genehmigung (oft als Lizenz bezeichnet) beantragt und eingeholt werden muss, bevor die Ausfuhr (oder eine andere exportkontrollierte Transaktion) stattfindet. Da es sich hierbei um eine komplexe Frage handelt, die bei der Einhaltung der Ausfuhrkontrollvorschriften am wichtigsten ist, müssen alle Ressourcen und verfügbaren Unterlagen bei dieser Beurteilung berücksichtigt werden.

Ihr ICP sollte zeigen, dass Sie den mehrstufigen Prozess zur Feststellung, ob für eine bestimmte Transaktion eine Lizenz erforderlich ist, beherrschen. Sie dokumentieren ordnungsgemäß die relevanten Kriterien, die während dieses Prozesses bewertet werden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Abfassung des entsprechenden ICP-Kapitels:

• Starten Sie Ihr Verfahren für Ihr Produkt (erfordert ein ordnungsgemäß ausgefülltes Produktklassifizierungsblatt).
• Berücksichtigen Sie die Art der Transaktion, die das betreffende Produkt betrifft (z. B. Ausfuhr, Einfuhr, Durchfuhr, Transfer, Vermittlung, technische Hilfe und immaterieller Technologietransfer).
• Überprüfen Sie den Verwendungszweck des Artikels, den Kunden und den Endbenutzer und achten Sie auf mögliche Warnsignale.
• Prüfen Sie, ob das Transit-, Ziel- und Endverwendungsland sensibel oder sogar sanktioniert ist, d. h. auf einer UN-, EU- oder nationalen Sanktionsliste steht.
• Bestimmen Sie die Genehmigungspflicht durch Kombination der vier vorangegangenen Schritte (es muss eine klare Ja/Nein-Antwort geben, aber berücksichtigen Sie, dass eine vorherige Mitteilung an die Genehmigungsbehörden erforderlich sein kann, um sie zu fragen, ob eine Genehmigung erforderlich ist, z. B. aufgrund von Auffang- oder Endverwendungsbestimmungen in nationalen oder internationalen Ausfuhrkontrollvorschriften).
• Geben Sie an, welche Art von Genehmigung zu beantragen ist (im Allgemeinen handelt es sich um Einzelgenehmigungen, es können jedoch auch globale oder allgemeine Genehmigungen auf internationaler oder nationaler Ebene zur Verfügung stehen).
• Informieren Sie den Leser darüber, welche Bedingungen für die verschiedenen Kategorien von Genehmigungen gelten, welche Unterlagen dem Antrag beigefügt werden müssen, welche Formulare verwendet werden können, wessen Unterschriften erforderlich sind, welche Bearbeitungszeiten innerhalb der öffentlichen Verwaltung gelten und wer die Genehmigungen unterzeichnet.
• Geben Sie die möglichen Anforderungen nach der Lizenzvergabe an, z. B. für den Fall des Ablaufs oder Verlusts von Lizenzen, für die Übertragung von Lizenzen, für Nutzungs- und Rückgabebedingungen und vor allem für etwaige Berichtspflichten.